Evénements physiques ou événements virtuels ?

Contexte

Depuis que la pandémie a commencé les appels d’entreprises à la recherche de solutions événementielles et de solutions permettant de poursuivre leur activité se multiplient. Il est en effet difficile de se projeter dans ce contexte incertain, d’engager des frais pour des événements physiques à moyen et long terme. Les espaces physiques clos ou très retreints doivent trouver une alternative afin d’offrir un espace d’échanges sains et une visibilité certaine à leur entreprise.

Vous êtes aussi nombreux à ne plus pouvoir vous réunir dans vos locaux et vos équipes sont fatiguées des réunions en ligne via les outils de visio (ZOOM, Skype….) qui demandent énormément de concentration. Elles sont en manque de ce lien plus personnel créée de façon informelle, de moments d’interactivité avec le sentiment d’être « ensemble ».

Vous vous reconnaissez sans doute dans ces exemples n’est-ce pas ?

Oui, tout est à l’arrêt ou fortement ralenti et pourtant votre entreprise doit pouvoir communiquer avec son public interne et externe pour poursuivre ses objectifs de développement. La covid_19 ne va pas disparaitre demain et elle a bouleversé notre façon de voir et de vivre les choses de façon durable. Il vous faut dès à présent penser à de nouvelles solutions répondant aux besoins actuels et futurs de notre société.

Mais par où commencer, quelles sont les solutions d’événements virtuels, d’espaces virtuels et de production virtuelle existantes, à quels coûts et comment fonctionnent-elles ?

La bonne nouvelle c’est qu’en empêchant les rassemblements physiques, la Covid_19 a fortement accéléré le développement et la démocratisation de l’utilisation des techniques immersives. Elles permettent de réaliser des événements virtuels et événements hybrides performants, des espaces virtuels adaptés devenus de véritables outils pérennes. Autant d’opportunités pour créer du lien, générer du lead, réfléchir et travailler ensemble autrement avec une expérience améliorée.

Voyons cela ensemble de plus près !

Rendez vos événements virtuels irrésistibles, accessibles, performants

Que ce soit pour digitaliser vos événements de façon globale ou créer un événement hybride (mi-physique / mi-virtuel) nous pouvons vous accompagner grâce à nos expertises technico-créatives et méthodes de travail qui ont fait leurs preuves.

Organiser un événement virtuel soulève beaucoup de questions, parfois anxiogènes, et nécessite de faire appel à de nombreuses compétences que nous maîtrisons parfaitement en interne. C’est pourquoi nous vous accompagnons dès la phase de réflexion en amont de la réalisation du projet pour être certains de vous permettre d’atteindre vos objectifs tout en contrôlant votre budget. Nous sommes là pour construire avec vous votre réussite : vous êtes accompagnés et conseillés afin que puissiez parfaitement comprendre et maîtriser les outils et solutions proposés et ce à toutes les étapes du projets. Des tutoriels sur-mesure peuvent aussi par exemple permettre à vos équipes de prendre en main facilement l’interface et les fonctionnalités à disposition.

Notre maîtrise des technologies Web XR et des nouvelles technologies de l’image, avec lesquelles nous jouons depuis 10 ans, ouvre le champs des possibles et permet de vous proposer des solutions qui répondent réellement à vos besoins.

Evénements virtuels : l’expérience de vos utilisateurs au cœur de la démarche

Il ne faut pas chercher à reproduire un événement physique en événement virtuel tel quel, cela n’aurait pas de sens et serait inefficace.
Vos objectifs peuvent être identiques mais les moyens mis en œuvre pour y parvenir seront différents. En effet passer d’un événement physique à un événement virtuel nécessite de se mettre dans un autre état d’esprit.
Votre public lors d’un événement physique est captif, ayant ainsi toute son attention et sa disponibilité à ce qui lui est proposé, ce qui n’est pas le cas lorsqu’il participe à un événement virtuel. Capter puis retenir son attention implique de penser son parcours utilisateur et son expérience utilisateur en ayant en tête qu’il peut décrocher à tout moment, d’un simple clic.
Il faut donc adapter les formats (plus courts), faciliter sa démarche par une interface intuitive, rendre son expérience ludique et riche de sens.
Les contenus proposés et les formats auxquels ils sont conçus doivent aller dans ce sens. Le dispositif mis en place tient compte de vos objectifs d’organisateur mais aussi de la valeur ajoutée que vous souhaitez apporter à votre public.

Quels types d’événements pouvez-vous digitaliser ?

==> Vous pouvez réaliser des événements virtuels tels que : des salons (ou e-salon), des festivals, des congrès (e-congrès), des topex, des ateliers, des plénières, des formations, des team building, des showrooms, des concerts virtuels, des émissions… en fait quasiment tous types d’événements.
Les fonctionnalités sont pensées selon les besoins, ne cherchant pas à avoir une profusion d’options qui serait plus déroutante que rassurante pour vos utilisateurs (rappelons que l’illectronisme touche 17% de la population en France). En voici quelques unes : diffusions live en streaming et partages d’écrans, de documents, d’images, vidéos…, des chats, jeux, meeting room, des espaces d’échanges privés, espaces VIP, possibilité de se balader et de découvrir un univers à l’image de la marque…
Ces événements peuvent être totalement virtualisés avec différents degrés d’immersion.

==> Vous favorisez des événements hybrides pour :

  • des prises de paroles,
  • des retransmissions live (concerts, discours, émissions, meeting…)

Ces événements hybrides permettent une véritable interaction entre la personne filmée dans un endroit physique et son public à distance. Elle demande cependant une double écriture et gestion puisqu’il s’agira de connecter et impliquer deux audiences : physique (sur le plateau) et virtuelle (à distance).

Comment ? ouvrons ensemble le champs des possibles !

Pour un événement virtuel, trois solutions sont possibles

Notre solution full Web, "VR Event" :

  • Notre solution full web VR EVENT ne nécessite aucune installation locale ou hardware spécifique. Nous vous donnons accès à notre(nos) salle(s) virtuelle(s) que nous personnalisons à votre image (zones de branding). Vous pouvez dans cet espace prendre la parole via un écran pour une diffusion live ou différée (pour vos prises de parole, plénières…), présenter vos produits, diffuser des contenus et les mettre à disposition (téléchargeables).Très rapide à mettre en place et facile d’accès, ce lieu virtuel personnalisable est idéal pour prendre la parole et présenter des contenus de façon intuitive. Demandez une démonstration. Si vous souhaitez un espace entièrement à votre image nous pouvons bien évidemment le réaliser sur-mesure.

Utiliser une plateforme existante

Nous vous accompagnons dans l’usage d’une plateforme existante (mondes virtuels partagés) – solution plus rapide à mettre en place que celle sur-mesure – dont nous mettons certains éléments à votre image de marque. Nous privatisons les lieux le temps de votre événement et vous accompagnons durant son utilisation. SoWhen? s’occupe de l’ensemble de la prestation :

  • réglages techniques : accessibilité des solutions du marché pas toujours évidente, nécessité d’avoir des connexions respectables, un hardware compatible – puissance, restrictions du SI – gestion de la confidentialité
  • assistance adaptée à votre public – en langue française notamment (assistance des solutions natives étant anglophone)
  • procuration et paramétrage des matériels si besoin d’équiper vos collaborateurs.

Création d'un monde virtuel sur-mesure

  • Nous vous créons un monde virtuel sur-mesure, votre métavers – répondant en tous points à vos envies et besoins, designé à votre image, pouvant évoluer dans le temps et vous permettant une utilisation pérenne.

Pour un événement hybride :

Nous parlons d’événements hybrides à partir du moment où nous sommes dans une réalité mixte : à la fois dans un univers physique et dans un univers virtuel. Voyons 3 cas d’utilisation non exhaustifs :

Un événement physique et virtuel à la fois :

Vous souhaitez réaliser un événement physique et virtuel en simultané de façon à en donner l’accès à un maximum de personnes ? c’est encore un cas d’événement en réalité mixte (hybride). Une partie de votre public est avec vous physiquement (VIP par exemple) et d’autres personnes, du monde entier, vous rejoignent ou vous suivent dans un monde virtuel. Tous vivent exactement le même moment puisque vous y êtes représenté par votre avatar en temps réel. Pour ceux qui préfèrent vous suivre de façon plus « classique » la diffusion live du monde réel et du monde virtuel est possible sur des plateformes comme YouTube, Facebook, votre site…. Voir notre cas client FLAME.

Tournage physique avec retransmission virtuelle

Vous êtes artiste et souhaitez vous produire sur scène ou dans votre studio et partager cela avec votre public. Nous pouvons réaliser un tournage 360° permettant une immersion réaliste pour votre public, diffusé en live ou en différé. Nous pouvons aussi vous filmer en virtual production pour que vos mouvements et paroles soient retransmis par votre avatar dans un monde virtuel où votre public pourra vous retrouver, danser, échanger avec vous, via leurs propres avatars. Cette solution permet également une retransmission sur des réseaux tels que Youtube, facebook, sur votre site…

Tournage avec incrustation d’un environnement 3D

Parfois une simple visioconférence via Zoom ne suffit pas, vous souhaitez apporter une image innovante à votre entreprise et permettre une interaction directe avec vos auditeurs tout en respectant les contraintes de distanciation sociale.
Grâce à la production virtuelle (virtual production) nous filmons la personne dans un studio physique et incrustons autour d’elle un environnement sur-mesure (avec un fond 3D, vidéo, photos, présentations…). Nous diffusons sa prise de parole en live, ce qui lui permet d’avoir une interaction, ou en différé. La prise de parole peut être diffusée dans un monde virtuel (type VRchat, Virbela ou toute autre plateforme de monde virtuel) ou simplement sur le web (youtube, facebook…).

Pourquoi réaliser des événements virtuels ?

Donnez une belle visibilité à votre entreprise

Vos événement virtuels sont un espace d’expression pour votre marque et votre entreprise. Selon la solution choisie votre image de marque peut être présente via des zones de branding ou complètement intégrée avec un environnement fait sur-mesure.
Votre visibilité est alors assurée avec une immersion plus ou moins poussée de votre public dans votre univers de marque.

Fédérez et rassemblez votre public

En lui donnant l’opportunité de vivre une expérience innovante commune. Les plus agiles avec les nouvelles technologies et ce type d’approche aident naturellement ceux qui ne l’étaient pas. Ce terrain d’aventure est une nouvelle démarche qui partagée crée une véritable émulsion de groupe.

Abordez de façon décomplexée des sujets stratégiques et sérieux d’entreprise

Avec des formats interactifs et des solutions ludiques comme des ateliers et des jeux. Vos équipes peuvent alors réfléchir autrement en appréciant la créativité et l’interactivité générées. Pour un public externe ils permettent d’apporter une grande adhésion à la marque et ainsi créer de véritables liens via les émotions vécues qui engendrent des leads par la suite.

Data : collectez, mesurez, affinez selon le RGPD

Lors d’événements virtuels vous avez la possibilité d’obtenir des données à exploiter afin de mieux comprendre les comportements, les attentes de votre public et ainsi affiner votre développement commercial. Les métrics à collecter doivent être définis et paramétrés en amont. Selon la solution choisie cela peut être : taux d’ouverture et lecture d’un document (selon leur nature…), le nombre d’envois avec les coordonnées correspondantes, les rdv pris, le nombre de participants à un jeu, les réponses à des quizz, le taux de rétention de l’événement suivant le profil, les leads générés (via les rdv pris)…. quels ateliers ont fonctionné et de fait, quels sont le sujets les plus attirants…

R.O.I. :

Votre événement virtuel vous coûte moins chers qu’un événement physique pour différentes raisons : temps de mise en place réduit, coût inférieur d’un monde virtuel ou d’un tournage versus la location de salles physiques… Rassembler des collaborateurs du monde entier sans coût logistique et de temps perdu dans les transports. Sans oublier la notion de confort supérieur avec un effort de participation moindre en restant chez soi vs. un déplacement à l’autre bout de sa ville ou du monde. Son impact environnemental étant lui aussi bien inférieur à celui d’un événement physique classique.

Un outil pérenne rentable

Lorsque vous décidez de mettre en place une solution d’événements virtuels pérenne, l’investissement de départ peut paraître non négligeable mais la croissance générée est beaucoup plus importante que si vous aviez les contraintes de locaux physiques, de logistique et organisation classique. Cet outil est également une solution permettant de faire vivre et perdurer votre marque employeur efficacement auprès de vos publics.

Un accompagnement par des experts pour vous apporter efficacité et sérénité

Vous l’aurez compris, les possibilités et solutions sont nombreuses et se choisissent en fonction de l’expérience utilisateur souhaitée, de vos objectifs et vos contraintes (budgets, temps…).
Vous faire accompagner vous permettra de lever plusieurs freins de compréhension mais aussi techniques comme l’accessibilité des solutions du marché pas toujours évidente, la nécessité d’avoir des connexions respectables, un hardware compatible (puissance, restrictions du SI), la gestion de la confidentialité, avoir une assistance adaptée à votre public (en langue française notamment, l’assistance des solutions natives étant anglophone)…

Vous trouverez en ces solutions actuelles des outils pérennes prenant une place de substitut en ces temps complexes puis de solution complémentaire aux événements physiques traditionnels lorsqu’ils seront de nouveau opportuns.

Afin de vous permettre de faire les bons choix notre équipe se tient à votre écoute, vous pouvez nous contacter via le bouton ci-dessous pour prendre rendez-vous et échanger.

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